FAQ

1. Czym jest fiskalizacja kasy?

Fiskalizacja jest trwałym przypisaniem numeru NIP do pamięci fiskalnej kasy. Po wykonaniu tej czynności kasa przechodzi z trybu szkoleniowego w tryb fiskalny i jest gotowa do ewidencjonowania sprzedaży.

2. Czym są kasy online?

Kasy fiskalne online jest to nowa kategoria kas, które dzięki połączeniu z Internetem komunikują się z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Kasa w określonym harmonogramie wysyła do Repozytorium szereg danych takich jak np. raporty dobowe, paragony fiskalne, dokumenty niefiskalne czy informacje o wykonanych przeglądach serwisowych. Zgodnie z aktualnymi przepisami, użytkownik kasy jest zobowiązany aby zapewnić jej połączenie z Internetem w sposób nieprzerwany.

3. Co to jest CRK?

CRK - Centralny Rejestr Kas (inaczej Repozytorium) - prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej system teleinformatyczny, który gromadzi szereg danych m.in.: raporty dobowe, paragony fiskalne, dokumenty niefiskalne, zdarzenia, a także informacje o dokonanych przeglądach okresowych.

4. Jaka jest różnica pomiędzy kasą a drukarką fiskalną?

Kasa posiada wbudowany własny program sprzedażowy, więc sprawdza się w miejscach, gdzie jest utrudniony dostęp do komputera (w małych lokalach, targowiskach, sprzedaży mobilnej). Drukarka potrzebuje do pracy programu sprzedażowego, dlatego niezbędny do jej pracy jest komputer. Sprawdzi się w większych sklepach, marketach lub punktach sprzedażowych z dużo większym asortymentem. Baza towarowa kasy jest ograniczona, natomiast w drukarce może sięgać nawet 200 tys. PLU.

5. Czy w kasie online muszę mieć przez cały czas dostęp Internetu?

Prowadząc sprzedaż na kasie online masz obowiązek utrzymania stałego łącza Internetowego. Dzięki temu kasa co 2 godziny będzie wysyłała informacje o wszystkich zdarzeniach do CRK.

6. Czy muszę informować Urząd Skarbowy o zakupie kasy fiskalnej online?

W momencie fiskalizacji kasy online automatycznie zostaje wysłana informacja do Urzędu Skarbowego przekazująca dane o tym zdarzeniu. W tym samym momencie zostaje również nadany numer ewidencyjny. Dlatego nie musisz informować Urzędu Skarbowego o zakupie kasy online – zrobimy to my podczas fiskalizacji. :)

7. Na jak długo wystarczy mi kasa fiskalna?

Większość kas posiada ograniczoną pamięć, która może pomieścić 1830 raportów dobowych. Przy codziennej sprzedaży od poniedziałku do niedzieli, zakładając, że będzie wykonywany 1 raport dobowy dziennie - pamięć fiskalna zapełni się po 5 latach. W momencie, gdy sprzedaż prowadzona będzie od poniedziałku do piątku – pamięć wystarczy na ok. 7 lat. Po zapełnieniu pamięci, aby móc nadal kontynuować sprzedaż, konieczna jest wymiana modułu pamięci fiskalnej. Po jego wymianie na nowo możliwe jest wykonanie 1830 raportów dobowych.

8. Po co mi dokument „Informacja o zasadach ewidencji”?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r każda osoba, która prowadzi sprzedaż na kasie fiskalnej, musi zapoznać się z zasadami prawidłowego wystawiania paragonów. Jeśli jedyną osobą pracującą na kasie jest wyłącznie właściciel firmy, wystarczy, że dokument „Informację o Zasadach Ewidencji” zostanie podpisany w 1 egzemplarzu. Jeśli kasa obsługiwana jest przez pracowników, każdy z nich musi podpisać go w dwóch egzemplarzach - jeden egzemplarz zostaje dla pracownika, a drugi dla właściciela firmy. Możesz pobrać go z naszej strony: https://www.kasy-drukarki.pl/do-pobrania.html

9. Jakie są obowiązkowe raporty, które muszę wykonywać?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, jednym z obowiązków użytkownika kasy jest wystawianie raportów dobowych oraz miesięcznych. Raport dobowy - wykonuje się go zawsze na koniec dnia po skończonej sprzedaży. Jeśli danego dnia nie było żadnej sprzedaży, nie ma obowiązku drukowania go. Raport miesięczny - należy go wykonać najwcześniej pierwszego, ale nie później niż 25 dnia następnego miesiąca. Np. raport miesięczny za lipiec będzie można wykonać od 1 do 25 sierpnia.

10.Czy w dniu, w którym nie było żadnej sprzedaży muszę wykonywać raport dobowy?

Nie ma obowiązku wykonywania raportu dobowego, jeśli danego dnia nie odbyła się żadna sprzedaż. Nie jest jednak zabronione wykonanie takiego raportu . Należy natomiast pamiętać, że każde urządzenie fiskalne ma ograniczoną liczbę raportów dobowych do wydrukowania. Większość kas/drukarek umożliwia wydrukowanie 1850 raportów dobowych. W momencie, gdy każdego dnia, kiedy nie była zarejestrowana żadna sprzedaż na kasie fiskalnej, będziemy wystawiać raporty dobowe, znacznie skrócimy żywotność kasy.

11. Zapomniałem wczoraj wykonać raport dobowy, co teraz?

Spokojnie, to jeszcze nie koniec świata. : ) Jeśli dzisiaj nie zdążyłeś nic sprzedać, wykonaj raport teraz. Cała wczorajsza sprzedaż  zostanie ujęta w raporcie dobowym z datą dzisiejszą. Następnie wystaw kolejny raport dobowy na koniec dnia po dzisiejszej sprzedaży.
W przypadku jeśli dzisiaj wykonałeś już jakąś sprzedaż – wykonaj tą samą czynność jak wyżej. Pamiętaj jedynie, że dzisiejsza sprzedaż (przed zrobieniem raportu dobowego) zostanie ujęta wraz ze sprzedażą z całego dnia poprzedniego. Po zaistniałej sytuacji koniecznie wyjaśnij całe zdarzenie księgowej/księgowemu.

12. Nie da się wydrukować raportu miesięcznego, dlaczego?

Raport miesięczny należy wykonać najwcześniej pierwszego, ale nie później niż 25 dnia następnego miesiąca. Np. raport miesięczny za lipiec będzie można wykonać od 1 do 25 sierpnia. Raport miesięczny można wydrukować wielokrotnie

13. Wartość raportu miesięcznego się nie zgadza, dlaczego?

Może zdarzyć się, że ostatniego dnia miesiąca prowadziłeś sprzedaż na kasie, ale na koniec dnia zapomniałeś wykonać raportu dobowego. Wydrukowałeś go kolejnego dnia z rana przed pierwszą sprzedażą. W takim przypadku dzieje się sytuacja opisana w punkcie 11. Czyli sprzedaż z ostatniego dnia, została ujęta w raporcie dobowym, który został wykonany 1 dnia miesiąca. Sprzedaż zatem została zaliczona na poczet nowego miesiąca. Zaistniałą sytuację musisz wyjaśnić ze swoją księgową/księgowym.

14. Podczas wystawiania paragonu wpisałem złą kwotę. Czy wystawiony paragon da się w jakiś sposób cofnąć z kasy?

Nie ma możliwości usunięcia wystawionego paragonu z kasy. W przypadku, gdy zaistnieje pomyłka oczywista (pomyłkę oczywistą uznaje się za taką, która zdarzyła się w trakcie sprzedaży lub niezwłocznie po niej), kasjer powinien wystawić i wydać klientowi kolejny – poprawny paragon. Następnym krokiem, który należy wykonać jest poprawne zaewidencjonowanie błędnej transakcji. Przepisy nie regulują, jak dokładnie ma wyglądać taka ewidencja. Może być ona prowadzona w formie zeszytu. W takim przypadku w ewidencji należy:

• zapisać wartość brutto oraz VAT błędnie zarejestrowanej sprzedaży,
• podać krótki opis wyjaśniający przyczynę oraz okoliczności zaistnienia pomyłki,
• wkleić oryginał paragonu fiskalnego zawierającego pomyłkę.

15. Które dokumenty daję klientowi, jeśli wystawiam mu fakturę i paragon?

Wystawiając fakturę do paragonu fiskalnego zabierz od nabywcy paragon i dołącz go (np. zepnij zszywaczem) do kopii faktury pozostającej w Twojej dokumentacji. Klient dostaje od Ciebie oryginał faktury.

16. Jak uzyskać zwrot za zakup kasy fiskalnej – 700zł netto ?

Jest to bardzo proste. W jaki sposób to zrobić, opisaliśmy na naszym blogu. Zajrzyj tutaj: https://www.kasy-drukarki.pl/blog/jak-dostac-zwrot-za-kase-fiskalna.html

17. Czy mogę wziąć kasę w leasing?

Dzięki naszej współpracy z firmą Leaselink, w bardzo prosty sposób możesz skorzystać z formy leasingu. Wystarczy, że na stronie produktu, który Cię interesuje klikniesz przycisk „Weź w leasing teraz”. Firma Leaselink jest pełni bezpieczna i jako jedyna na rynku realizuje usługę leasingową całkowicie on-line, bez żadnych wniosków i dokumentów, 24h/7/365. Leaselink zapłaci fakturę za Ciebie a my zajmiemy się resztą.

18. Czy kupując kasę przez firmę Leaselink będzie przysługiwało mi dofinansowanie 700zł?

Dofinansowanie z Urzędu Skarbowego przysługuje Ci jedynie wtedy, gdy kasa należy do Twojej własności. Abyś mógł z niego skorzystać wybierz, kupując kasę przez firmę Leaselink musisz wybrać odpowiednią formę leasingu, którą jest Pożyczka Leasingowa.

19. Kasa się zepsuła. Czy mogę kontynuować sprzedaż bez niej na czas naprawy?

Jeśli kasa /drukarka fiskalna się zepsuje, a przedsiębiorca nie posiada zastępczej - sprzedaż musi być wstrzymana. Zdarzają się sytuacje, że kasa/drukarka fiskalna wymaga naprawy przez serwis. Prowadząc firmę należy być przygotowanym na takie zdarzenie, aby nie zostać narażonym na straty.

20. Przegląd techniczny kasy – czy naprawdę jest on obowiązkowy?

Obowiązek wykonywania przeglądów okresowych został nałożony przez Ministra Finansów. Możesz o nim przeczytać w Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (§ 54. 1. (Dz.U. poz. 816). Kasę fiskalną należy poddawać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu nie rzadziej niż co 2 lata.
Za niewykonanie przeglądu w terminie, Naczelnik Urzędu Skarbowego w drodze decyzji nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości 300 zł (art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT) oraz obowiązek wykonania zaległego przeglądu. Dodatkowo, przez brak wykonanego przeglądu w terminie, odbierane jest dofinansowanie 700 zł (jeśli podatnik z niego korzystał) (art. 111 ust. 6 ustawy o VAT). Za dopełnienie powyższego obowiązku odpowiada wyłącznie właściciel kasy.

21. Co zrobić gdy zmieniły się dane dotyczące firmy jak np. nazwa firmy lub miejsce instalacji kasy?

W przypadku, gdy dane firmy zostały zmienione, należy zaktualizować je na kasie fiskalnej. Nie potrzebujesz do tego interwencji serwisu - spokojnie możesz zrobić to sam. Warto zajrzeć do instrukcji obsługi producenta, z której dowiesz się krok po kroku, jak wprowadzić wymagane zmiany.
W przypadku kas z elektroniczną kopią paragonów, wymagane jest poinformowanie w ciągu 7 dni o zmianach Urząd Skarbowy. Aby to zrobić, należy wypełnić zgłoszenie o aktualizacji danych, które znajdziesz tutaj.
W przypadku kas online wystarczy zmienić dane w nagłówku paragonu. Po wykonaniu raportu dobowego, informacja o zmianie zostanie automatycznie wysłana do CRK.

22. Zgubiłem książkę serwisową, co teraz?

Fakt zgubienia lub zniszczenia książki serwisowej należy jak najszybciej zgłosić do Urzędu Skarbowego. Odpowiednia reakcja na tego typu zdarzenie może uchronić Cię od możliwych nieprzyjemności podczas kontroli pracownika Urzędu.
Najłatwiej jest zgłosić się do nas – my przygotujemy dla Ciebie odpowiednie pismo do Urzędu Skarbowego oraz wystąpimy w Twoim imieniu do serwisu głównego o wydanie duplikatu. Wyrobienie duplikatu książki jest płatne – warto zatem zadbać, by zawsze przechowywać ją w bezpiecznym miejscu.

23. Likwiduję firmę - jak załatwić formalności dotyczące kasy fiskalnej?

Zamykając działalność musisz dopiąć wszystkich formalności dotyczących kasy fiskalnej. W celu formalnego zakończenia jej pracy głównym zadaniem, jakie musisz wykonać, jest zgłoszenie się do nas. Dostarcz do nas urządzenie, którego pracę chcesz zakończyć. Wykonamy dla Ciebie odczyt pamięci fiskalnej oraz sporządzimy odpowiednie dokumenty, które będziesz musiał dostarczyć do swojego Urzędu Skarbowego.

24. Co zrobić ze starą kasą fiskalną?

Nie masz obowiązku przetrzymywania starej kasy fiskalnej. Jeśli jej praca została formalnie zakończona (został wykonany odczyt pamięci fiskalnej) można oddać ją do utylizacji. Ważne jednak by pamiętać, że w przypadku kasy z elektroniczną kopią paragonów lub kasy online w urządzeniu znajduje się karta z kopią paragonów, którą należy trzymać przez 5 lat od końca roku podatkowego.

25. Czy mogę kupić kasę z drugiej ręki i prowadzić na niej sprzedaż?

Istnieje taka możliwość, jednak w większości przypadków jest to nieopłacalne - nawet jeśli sprzedawca chce jedyne kilkaset złotych za „prawie nową” kasę fiskalną. Aby móc prowadzić sprzedaż na urządzeniu fiskalnym, które wcześniej wystawiało paragony z NIP-em innej firmy, będzie wymagana wymiana modułu pamięci fiskalnej. Dopiero gdy pamięć fiskalna zostanie wymieniona, będzie możliwe przypisanie nowego numeru NIP do urządzenia. Koszt takiej usługi w serwisie głównym dochodzi nawet do 1000 zł. Zatem zakup kasy z drugiej ręki bardzo często nie pociąga za sobą żadnych oszczędności lub są one na tyle niskie, że łatwiej jest udać się do serwisu i kupić nowe urządzenie. Zwłaszcza, że przy zakupie nowej kasy, wielu przedsiębiorcom przysługuje zwrot 700 zł z Urzędu Skarbowego.

26. Nie jestem zadowolony ze swojego serwisu, czy mogę w jakikolwiek sposób przenieść go do Was?

Oczywiście. : ) Serwis można zmienić w każdej chwili. Będzie nam bardzo miło, jeśli zechcesz dołączyć do grona naszych klientów. Po prostu zgłoś się do nas, a my zajmiemy się dopełnieniem wszystkich formalności. Nie musisz informować o swojej decyzji aktualnego serwisu – zrobimy to za Ciebie : )