Wszystko o raportach w kasie fiskalnej

Aktualizacja 24-08-2021

Rozporządzenie wydane dnia 30 kwietnia 2019 roku zobowiązuje każdą osobę ewidencjonują sprzedaż za pośrednictwem kasy fiskalnej do wykonywania raportów w kasie fiskalnej. Wspomniany raport jest dokumentem fiskalnym, który zawiera dane mówiące o obrocie i kwotach podatków ponoszonych przez daną osobę lub za wybrany okres, uwzględniającym poszczególne stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku. Jakie raporty powinny realizować osoby korzystające z kasy fiskalnej?

Raport dobowy z kasy fiskalnej

Prowadząc swoją działalność gospodarczą oraz pracując w handlu należy pamiętać o tym, że generowanie raportów w kasie fiskalnej jest obowiązkowe. Sporządzanie prawidłowych raportów fiskalnych jest podstawą prawidłowego księgowania przychodów. Bardzo ważne jest zwrócenie uwagi pracownikom na to, by raporty były realizowane systematycznie, z zachowaniem odpowiednich terminów.

Kiedy drukujemy raport dobowy?
Zazwyczaj sporządzany jest w danym dniu tuż po zakończeniu sprzedaży. Powinien zostać wygenerowany do godziny 23:59, jednak zdarza się, że wykonuje się go w dniu następnym. Taka możliwość jest dopuszczalna, jednak warunkiem jest konieczność sporządzenia raportu przed pierwszą sprzedażą. Raport dobowy z kasy fiskalnej, inaczej nazywany raportem zerującym, wykonuje uprawniony do tego kasjer. Jeżeli w danym dniu sprzedaż nie miała miejsca, wówczas nie ma obowiązku wykonywania raportu dobowego. W takiej sytuacji w raporcie miesięcznym brak raportu z tego dnia zostanie potraktowany jako sprzedaż zerowa.

Raporty dobowe i miesięczne drukujemy również na kasach typu ONLINE.

UWAGA!
Raport dobowy na przełomie miesiąca!
Przykład:
Użytkownik sprzedawał 30.06.2021 a raport zrobił dopiero rano 1.07.2021. Kasa fiskalna sprzedaż z 30.06 zaliczy już do lipca i nie pojawi się ona na raporcie miesięcznym za czerwiec. W takim wypadku księgowa musi ręcznie odliczyć sprzedaż za dany dzień z lipca i doliczyć do czerwca.

Co zawiera raport dobowy z kasy fiskalnej? Jest to zapis całej sprzedaży, która została zrealizowana od czasu wykonania ostatniego raportu dobowego aż do momentu wygenerowania kolejnego raportu. W treści raportu można znaleźć takie informacje, jak NIP użytkownika kasy, datę, numer oraz nazwę wydruku, stawki PTU zaprogramowane w kasie, wartość wszystkich paragonów, liczbę anulowanych paragonów czy też numer kasy i godzinę wydruku. Najistotniejszy jest tutaj zapis obrotu z całego dnia sprzedaży oraz podział kwot podatku podający poszczególne stawki VAT. Czy brak raportu dobowego z kasy fiskalnej będzie niósł za sobą poważne konsekwencje? Nie, ale konieczne jest wykonanie takiego raportu w kolejnym dniu, przed dokonaniem pierwszej sprzedaży.

Raport miesięczny z kasy fiskalnej

Zgodnie z regulacjami zawartymi w rozporządzeniu z dnia 30 kwietnia 2019 roku ten rodzaj raportu realizowany jest w momencie zakończenia sprzedaży w danym miesiącu. Nie można wygenerować go później, niż do 25 dnia następnego miesiąca. Raport miesięczny z kasy fiskalnej, tak jak w przypadku raportu dobowego również wykonywany jest przez kasjera. Raporty miesięczne są częstym elementem kontroli skarbowej, przez co konieczne jest przechowywanie ich, by móc udostępnić je odpowiednim organom w razie inspekcji. Na jego podstawie księgowa rozlicza dany miesiąc. Na raportach dobowych widnieją zsumowane raporty dobowe z całego miesiąca.

Co grozi za brak raportu miesięcznego z kasy fiskalnej? Kiedy nie ma przymusu jego generowania? Sytuacja wygląda podobnie, jak w przypadku raportów dobowych. Jeżeli w danym miesiącu kasa fiskalna nie odnotowała żadnej sprzedaży, wówczas nie ma konieczności generowania raportu miesięcznego. Jeśli dana osoba zgubiła lub nie wygenerowała raportu miesięcznego należy skontaktować się z księgową i wydrukować go ponownie.

Raport roczny z kasy fiskalnej

Warto pamiętać o tym, że raport roczny, w przeciwieństwie do pozostałych raportów, nie jest obowiązkowy. Świadczą o tym przepisy, które regulują konieczność realizowania dobowych oraz miesięcznych. Brak raportu rocznego z kasy fiskalnej nie niesie za sobą żadnych konsekwencji prawnych. Nic nie stoi na przeszkodzie, by pomimo tego drukować raporty roczne, jednak nie jest to obligatoryjne.

Sporządzanie wydruków fiskalnych informujących o wartości obrotów w konkretnym okresie rozliczeniowych to jedno z ważniejszych zadań, które czekają na każdego użytkownika kasy fiskalnej. Generowane raporty w świetle prawa są niezbędne podczas rozliczeń z Urzędem Skarbowym, dlatego też ich przechowywanie należy do obowiązków podatników. Wydruki (lub kopie na karcie elektronicznej) z kasy fiskalnej należy przechowywać przez okres 5 lat od końca roku podatkowego.