Przegląd techniczny kasy fiskalnej – terminy, zasady i obowiązki

Użytkownicy kas fiskalnych (rejestrujących) są zobowiązani do cyklicznego przeglądu technicznego urządzeń. Obowiązkowego przeglądu kasy fiskalnej powinno dokonywać się co do zasady nie rzadziej niż co 2 lata. Brak terminowego dokonania przeglądu kasy grozi natomiast karą grzywny.

Szczegółowe kwestie dotyczące zasad korzystania z kas fiskalnych określa rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 1076), które obowiązuje od 1 kwietnia 2013 r.

Obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej

O konieczności dokonywania przeglądu technicznego kasy fiskalnej wyraźnie mówi § 33 rozporządzenia. Jak wynika z obowiązujących przepisów, o zachowanie terminu powinien zadbać podatnik. Samej czynności z kolei dokonać powinien – na zlecenie podatnika – podmiot, który prowadzi serwis główny, albo też podmiot prowadzący serwis kas. W § 31 ust. 4 jest również mowa o tym, że serwisant kas powinien wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy w ciągu 5 dni, licząc od dnia zgłoszenia.

Przegląd kasy – jak często?

Zgodnie z § 33 rozporządzenia, obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej ma być dokonywany najrzadziej raz na 2 lata.

Jeśli chodzi o pierwszy obowiązkowy przegląd, to termin na jego dokonanie liczony jest od dnia fiskalizacji kasy, czyli jednokrotnej inicjacji pracy modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną urządzenia. Co ważne, fiskalizacja musi być zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.

Wyjątki

Wyjątek stanowią kasy o zastosowaniu specjalnym, które przeznaczone są do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu taksówkami osób i ich bagażu podręcznego. Wtedy obowiązkowy przegląd powinien zostać przeprowadzony nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji, określonych w odrębnych przepisach dotyczących prawnej kontroli metrologicznej taksometru używanego przez podatnika do współpracy z kasą. Okres ten nie może być rzadszy niż co 25 miesięcy.

W innej sytuacji znajdzie się z kolei podatnik, który utracił urządzenie (np. w efekcie kradzieży). Jeżeli taka kasa fiskalna zostanie odzyskana i przeznaczona do dalszej pracy, to najpierw musi zostać poddana jeszcze obowiązkowemu przeglądowi. Stosować można ją znów najwcześniej dopiero po dniu, w którym dokonano przeglądu.

Co obejmuje przegląd kasy?

Szczegółowo do spraw związanych z przeglądem technicznym kasy odnosi się § 34 rozporządzenia. W tym przepisie dokładnie wskazano, że przegląd obejmuje sprawdzenie: – stanu plomb na obudowie kasy (w przypadku drukarek fiskalnych również stanu plomb na module fiskalnym kasy) oraz ich zgodności z zapisem w książce kasy i dokumentacją dotyczącą serwisu kasy; – stanu obudowy kasy; – czytelności drukowanych przez kasę dokumentów fiskalnych; – programu pracy kasy i programu archiwizującego (kwestia zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją dotyczącą serwisu kasy); – poprawności działania kasy (kwestia emisji dokumentów fiskalnych); – poprawności działania wyświetlacza; – stanu pamięci i modułu fiskalnego kasy (kwestia zgodności z dokumentacją dotyczącą serwisu kasy); – stanu technicznego akumulatorów albo baterii wewnętrznego zasilania.

Warto pamiętać, że obowiązkowy przegląd musi zakończyć się także wpisem wyniku do książki kasy, do której dołączone powinny zostać ponadto tzw. zalecenia pokontrolne oraz kopia dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu (kopia faktury).

Brak przeglądu kasy fiskalnej

Brak przeglądu technicznego kasy może skutkować wymierzeniem sankcji, które przewiduje ustawa z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 1999 r., nr 83, poz. 930, z późn. zm.). W takiej sytuacji kara za brak przeglądu może być wymierzona jako grzywna za wykroczenie skarbowe. W art. 61 § 1 i 2 tej ustawy jest mowa o sankcjach dla tych podatników, którzy prowadzą księgę w sposób nierzetelny (kara grzywny na poziomie do 240 stawek dziennych). W przypadku mniejszej wagi uchybienia grozi grzywna za wykroczenie skarbowe – kara w wysokości od 10 proc. do 20-krotności minimalnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę. Uznaje się, że taka grzywna może dotyczyć również przypadków, kiedy podatnik nie dokonuje obowiązkowego przeglądu, ponieważ zapisy kasy rejestrującej oraz sama kasa rejestrująca także traktowane są jako księgi w rozumieniu ustawy. Brak przeglądu kasy fiskalnej może zatem być uznany za wadliwe prowadzenie księgi.

Inną konsekwencją braku przeglądu kasy jest utrata ulgi na zakup urządzenia, która może stanowić do 90 proc. ceny zakupu kasy, ale nie więcej niż 700 zł. Zgodnie bowiem z art. 111 ust. 6 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku do towarów i usług (Dz. U. z 2004 r., nr 121, poz. 1267, z późn. zm.), podatnik zobowiązany jest do zwrotu odliczonej albo zwróconej mu kwoty wydanej na zakup kasy, jeżeli w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania nie dokona obowiązkowego przeglądu kasy przez właściwy serwis.

Przegląd kasy fiskalnej a zawieszenie działalności gospodarczej

W przypadku zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, które może trwać do 24 miesięcy, podatnik nie ma obowiązku likwidacji kasy fiskalnej i równocześnie nie traci możliwości korzystania z urządzenia. W efekcie jednak ciążą na nim wciąż niektóre obowiązki, w tym te dotyczące przeglądu technicznego. Dlatego w sytuacji, gdy termin obowiązkowego przeglądu wypada w czasie zawieszenia działalności – podatnik jest zobowiązany do dokonania przeglądu. Dzięki temu po wznowieniu działalności istnieje możliwość bezproblemowego powrotu do korzystania z takiego urządzenia.