Planujesz zakup kasy fiskalnej? – o tym musisz wiedzieć

Kasa fiskalna
– niektórym osobom po usłyszenia tych dwóch słów przechodzą ciarki na plecach.

Czy obawy co do jej posiadania są słuszne? Według nas nie 🙂 W kilku punktach opisaliśmy, jakie obowiązki względem kasy fiskalnej będziesz miał po jej zakupie w 2024 roku i na co należy zwracać szczególną uwagę. Szybko, prosto i wygodnie!

GŁÓWNE OBOWIĄZKI WZGLĘDEM KASY FISKALNEJ

Po zakupie kasy kilka czynności musi być wykonanych od razu, a inne – regularnie w ciągu użytkowania kasy. Niektóre wykonujemy za Ciebie – tak jak podliczenie, ile czasu zajmie każda z nich!

1. Zgłoszenie kasy do właściwego Urzędu Skarbowego

Spokojnie, tak naprawdę Ty nic nie musisz robić 🙂 Dlaczego? W roku 2024 wszystkie nowe sprzedawane kasy są to tak zwane kasy ONLINE- oznacza to, że posiadają one dostęp do Internetu. Przy zakupie, po wykonanej fiskalizacji, gdy kasa jest podłączona do sieci – jako Twój serwis wyślemy do Urzędu Skarbowego zgłoszenie o wykonanej fiskalizacji.

Urząd Skarbowy w odpowiedzi nada i prześle tzw. NUMER EWIDENCYJNY kasy. Wszystko dzieje się w ciągu kilku minut bez Twojego bezpośredniego kontaktu z Urzędem.

CZAS: 0 minut – zrobi to za Ciebie serwis 😉

2. Umieszczenie numeru ewidencyjnego na kasie

Nadany numer ewidencyjny należy napisać na obudowie kasy w miejscu widocznym dla kontrolera skarbowego. Czynność ta jest nakazana przez obowiązujące rozporządzenie*. Niewykonanie jej może skutkować nałożeniem mandatu przez Urząd Skarbowy. Raczej nie warto narażać się na niepotrzebne koszty 😉 Aby mieć spokojną głowę:

1. Otwórz książkę serwisową.
2. Na pierwszej stronie odnajdź rubrykę z napisem „Numer ewidencyjny” .
3. Weź marker permanentny i napisz numer ewidencyjny na boku obudowy.

CZAS: 2 minuty

3. Zapoznanie się z dokumentem „ Informacja O Zasadach Ewidencji”

Rozporządzenie Ministra Finansów* wymaga podpisania dokumentu „Informacja o zasadach ewidencji”. Jest to dość krótko sformułowana informacja o tym, w jaki sposób wystawia się paragony.

• Jeśli jedyną osobą, która wystawia paragony, jesteś Ty, podpisz dokument w 1 egzemplarzu i zachowaj go.
• Jeśli na kasie sprzedaż będą prowadzić Twoi pracownicy, każdy z nich musi podpisać „Informację o Zasadach Ewidencji” w dwóch egzemplarzach – jeden egzemplarz jest dla pracownika, a drugi dla Ciebie.

Dokument możesz pobrać tutaj

CZAS: 5 minut

4. Połączenie kasy do Internetu

Prowadząc sprzedaż na kasie online masz obowiązek utrzymania stałego łącza Internetowego. Dzięki temu kasa co 2 godziny będzie wysyłała informacje o wszystkich zdarzeniach do CRK (Centralne Repozytorium Kas). To, w jaki sposób połączysz kasę do sieci, jest zależne od tego, na jaki rodzaj komunikacji Internetowej zdecydowałeś się przy wyborze urządzenia. Skonfiguruj połączenie zgodnie z dołączoną do pudełka instrukcją o połączeniach sieciowych. Raz skonfigurowane połączenie zostanie zapamiętane – oznacza to, że po włączeniu kasy , ta połączy się do zapamiętanej sieci.

WAŻNE! Czasem zdarzy się tak, że mimo dostępu do sieci, kasa przestanie automatycznie wysyłać dane. Twoim obowiązkiem, jest kontrolowanie tego stanu w czym pomogą Ci odpowiednie ikonki, które będą wyświetlane na kasie. Różnią się one od siebie w zależności od producenta i modelu. Zapoznaj się z oznaczeniami komunikatów po zakupie kasy,  a następnie naucz się jak manualnie wysłać dane.

Poniżej pokazujemy jak wyświetlana jest informacja o nieprzesłanych zdarzeniach w różnych modelach kas:

CZAS: 5-10 minut

5. Wykonywanie raportów dobowych i miesięcznych

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, jednym z obowiązków użytkownika kasy jest wystawianie raportów dobowych oraz miesięcznych.

Kiedy je wykonywać?

Raport dobowy – wykonuje się go zawsze na koniec dnia po skończonej sprzedaży. Jeśli danego dnia nie było żadnej sprzedaży, nie ma obowiązku drukowania go.

Raport miesięczny – należy go wykonać najwcześniej pierwszego, ale nie później niż 25 dnia następnego miesiąca. Np. raport miesięczny za lipiec będzie można wykonać od 1 do 25 sierpnia.

CZAS: Kilka sekund/dzień – wystawienie raportu dobowego
CZAS: Kilka sekund /miesiąc – wystawienie raportu miesięcznego

6. Wykonywanie przeglądów technicznych w terminie

Zapewne `słyszałeś o przeglądach technicznych kas fiskalnych. Taki przegląd wykonuje serwis, w którym dokonałeś zakupu kasy. Nie wiesz jednak pewnie, że niektóre serwisy wykonują przeglądy co roku, a niektóre co ok. 2 lata. My należymy do tej drugiej grupy – dzięki rzadszej częstotliwości wykonywanych przeglądów nasi klienci zaoszczędzają nie tylko pieniądze, ale i czas. 😊 O zbliżającym się przeglądzie będzie informowała Cię kasa fiskalna – dla Twojej wygody my również dzwonimy i przypominamy.

CZAS: 20 minut / co 2 lata

Podsumowanie

Czy nadal wydaje Ci się, że obowiązków względem kasy jest tak dużo, i będzie zajmowało Ci to wiele czasu ? Mamy nadzieję, że udało nam się rozwiać część obaw.

Jeśli dopiero wkraczasz w świat prowadzenia własnego biznesu, na pewno masz wiele spraw na swojej głowie. Kup kasę fiskalną u specjalistów, którzy na spokojnie wytłumaczą, nie tylko jak wygląda sprzedaż, ale i wyjaśnią, na jakie aspekty prawne musisz zwracać szczególnie uwagę – Zapraszamy do kontaktu. 😊