Od kiedy potrzebna jest kasa fiskalna?

Aktualizacja 01-02-2022

Każdy, kto planuje otworzyć własną działalność gospodarczą, zastanawia się nad tym, czy konieczna jest do tego kasa fiskalna. Obowiązek posiadania kasy rejestrującej, umożliwiającej ewidencjonowanie sprzedaży i świadczonych usług, rodzi wiele zapytań, zwłaszcza wobec zmian, jakie przyniosło najnowsze rozporządzenie Ministra Finansów. Kiedy potrzebna jest kasa fiskalna i w jakich sytuacjach możliwe są zwolnienia z posiadania tego urządzenia rejestrującego?

Kiedy trzeba mieć kasę fiskalną?

Obowiązek stosowania kas rejestrujących, wedle przepisów ustawy o podatku VAT, posiada każdy podatnik prowadzący sprzedaż dla “osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych”. Obecnie dla większości przedsiębiorców prowadzących tego rodzaju działalność, posiadanie kasy fiskalnej jest koniecznością. Istnieją jednak pewne zwolnienia od tej reguły, o których piszemy poniżej.

Kiedy nie trzeba kasy fiskalnej?

Niektóre rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej zwalniają z obowiązku posiadania urządzenia fiskalnego. Grupy objęte tymi zwolnieniami nie zmieniają się od kilku lat, jednakże wspomniane wcześniej najnowsze rozporządzenia Ministra Finansów, wprowadziło w tym zakresie pewne zmiany. W związku z tym kas fiskalnych nie muszą instalować między innymi:

• dostawcy towarów realizujący sprzedaż wysyłkową, pod warunkiem, że zapłata została dokonana całościowo za pośrednictwem banku, poczty lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,
• dostawcy usług finansowych oraz ubezpieczeniowych,
• dostawcy usług telekomunikacyjnych,
• podatnicy realizujący usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli zapłata w całości dokonana została za pośrednictwem banku, poczty lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej,
• dostawcy usług edukacyjnych, poza usługami realizowanymi w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej, zajęć sportowych i rekreacyjnych oraz usług wykonywanych przez szkoły tańca lub instruktorów tańca.

Od 2015 roku zarówno lekarze, prawnicy, jak i doradcy podatkowi, zostali objęci obowiązkiem posiadania kas fiskalnych. W 2017 roku wprowadzono wobec nich przepis mówiący o możliwym zwolnieniu z ewidencjonowania usług, pod warunkiem, że będą one realizowane wyłącznie przy zastosowaniu środków porozumiewania na odległość. W przypadku prawników może się to sprawdzić jako udzielanie specjalistycznych porad prawnych za pomocą kanałów online. Nieco trudniej jednak można to odnieść do pracy lekarzy i świadczonych przez nich usług. Najnowsze rozporządzenie zawiera również inny warunek zwolnienia, który wiąże się ściśle z koniecznością zapłaty za usługi wyłącznie na konto bankowe. Kolejna ważna kwestia to limit obrotów.

Od jakiej kwoty kasa fiskalna jest niezbędna?

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami prawa, zarówno podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą, jak i ci, nadal ją kontynuujący, zyskują zwolnienie z konieczności posiadania kasy fiskalnej, jeżeli ich obrót netto w ciągu roku nie przekroczy kwoty 20 000 złotych. Mowa tu oczywiście o obrocie ze sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a także rolników ryczałtowych. Przedsiębiorca, który sprzedaż tę rozpoczyna w trakcie roku podatkowego, wysokość limitu powinien wyliczyć proporcjonalnie do okresu prowadzenia sprzedaży. Zwolnienie kwotowe obejmuje oczywiście tylko tych podatników, którzy nie są objęci wprowadzeniem kasy fiskalnej od pierwszej sprzedaży ze względu na rodzaj wykonywanych usług lub sprzedawanych towarów.

Kiedy kasa fiskalna po przekroczeniu limitu?

W przypadku osób rozpoczynających działalność gospodarczą lub kontynuujących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, zwolnienie wynikające na podstawie osiągniętego obrotu, utraci swoją moc po upływie dwóch miesięcy, jakie nastąpią po miesiącu, w którym obrót w danym roku podatkowym przekroczy kwotę 20 000 zł. W praktyce oznacza to zatem, że jeżeli podatnik przekroczy wspomniany limit w maju, to od 1 sierpnia będzie miał obowiązek posiadania kasy fiskalnej.