Kasa fiskalna w biurze rachunkowym

Prowadzenie biura rachunkowego wiąże się z szeregiem obowiązków podatkowych, a jednym z nich jest ewidencjonowanie obrotów przy pomocy kasy fiskalnej. Obowiązek ten dla biur rachunkowych istnieje od marca 2015 r., jednak nie dotyczy wszystkich firm świadczących usługi z zakresu rachunkowości. Co więcej, do końca 2016 r. niektóre biura rachunkowe mogą korzystać z czasowego zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

W których biurach rachunkowych musi być kasa rejestrująca?

Konieczność rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej wynika z ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2011 r. (art. 111) i dotyczy wszystkich przedsiębiorstw, które prowadzą sprzedaż produktów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Do niedawna wiele firm było z tego obowiązku zwolnionych, także biura rachunkowe. Zmiany w tym zakresie nastąpiły kilka lat temu, kiedy to postanowiono obowiązkiem stosowania kas objąć do końca 2016 r. większą liczbę przedsiębiorstw. Do tego czasu jednak zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. nie muszą stosować kas fiskalnych te przedsiębiorstwa, których roczny obrót związany z obsługą osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekracza 20 000 zł. Zwolnienie to dotyczy także biur rachunkowych z jednym wyjątkiem: zgodnie z § 4 pkt 2 ww. Rozporządzenia nie mogą z niego korzystać firmy i osoby świadczące usługi z zakresu doradztwa podatkowego.

Podsumowując, od 1 marca 2015 r. kasa fiskalna w biurze rachunkowym jest obowiązkowa wtedy, gdy biuro świadczy usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, i gdy jego roczne obroty z tego tytułu przewyższają kwotę 20 000 zł. Zwolnienie kwotowe obowiązuje maksymalnie do 31 grudnia 2016 r. i nie dotyczy usług związanych z doradztwem podatkowym.

Jak interpretowane jest doradztwo podatkowe?

Po wejściu w życie powyższych przepisów szybko okazało się, że istnieje problem z ich interpretacją pod względem określenia zakresu usług związanych z doradztwem podatkowym, które pozbawiają prawa do zwolnienia ze stosowania kasy fiskalnej. Wiele osób oraz biur rachunkowych zajmujących się np. wypełnianiem deklaracji podatkowych osobom fizycznym otrzymywało bowiem informacje od izb skarbowych, że czynności te należy traktować jako doradztwo podatkowe, zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o doradztwie podatkowym. Wątpliwości w tym aspekcie rozwiała jednak interpretacja ogólna Ministra Finansów wydana 9 kwietnia 2015 r. Według niej doradztwo podatkowe na potrzeby interpretacji przepisów o obowiązku stosowania kasy fiskalnej należy rozumieć wyłącznie jako udzielanie porad (wskazówek, wyjaśnień) klientom w zakresie podatków. Z kolei wypełnianie deklaracji podatkowych określone jest w ww. interpretacji jako działanie bliskie czynnościom księgowym o charakterze technicznym, a nie doradczym.

Podsumowując, biura rachunkowe, które na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych świadczą usługi doradcze rozumiane zgodnie z interpretacją Ministra Finansów z dnia 9 kwietnia 2015 r. nie są zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji obrotów za pomocą kasy rejestrującej. Wypełnianie deklaracji podatkowych nie jest w tym aspekcie traktowane jako doradztwo, lecz jako usługi księgowe.

Procedura wdrożenia kasy fiskalnej w biurze rachunkowym

Biura rachunkowe, które zgodnie z przepisami muszą prowadzić ewidencję obrotów przy pomocy kasy fiskalnej, podobnie jak inne firmy są zobowiązane zakupić urządzenie i dopełnić szeregu formalności związanych z jego dopuszczeniem do użytkowania.
W pierwszej kolejności należy zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego liczbę przewidywanych kas rejestrujących oraz miejsce ich instalacji i stosowania. Zgłoszenia należy dokonać przed podjęciem ewidencjonowania obrotu przy pomocy kasy. Kolejnym krokiem jest fiskalizacja kasy, która polega na zapisie numeru NIP w pamięci urządzenia i przełączenia go w tryb fiskalny. Czynności te dokonuje uprawniony do tego serwisant kas fiskalnych na wniosek przedsiębiorcy. Po dokonaniu fiskalizacji fakt ten musi być zgłoszony w ciągu 7 dni do naczelnika urzędu skarbowego zarówno przez właściciela kasy, jak i przez serwisanta. Na podstawie zgłoszenia urząd skarbowy nadaje kasie fiskalnej numer ewidencyjny, który następnie należy umieścić w sposób trwały na urządzeniu.
Powyższe czynności należy wykonać w taki sposób, by z dniem powstania obowiązku stosowania kasy fiskalnej, była ona gotowa do rozpoczęcia ewidencjonowania.

Ulgi związane z zakupem kasy fiskalnej

W 2016 r. przedsiębiorcy, w tym także biura rachunkowe, mogą skorzystać z ulgi związanej z zakupem kasy fiskalnej. Zasady przyznawania ulgi opisane są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kasy rejestrującej. Zgodnie z zawartymi w nim przepisami, o ulgę mogą ubiegać się podatnicy, którzy:

• zgłosili na piśmie do naczelnika urzędu skarbowego informację o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania przed datą rozpoczęcia ewidencjonowania,
• zainstalowali kasę spełniającą warunki określone w ustawie o podatku od towarów i usług (art. 111 ust. 6a),
• rozpoczęli w obowiązującym terminie ewidencjonowanie obrotu przy pomocy zgłoszonej kasy,
• posiadają dowód zapłaty pełnej kwoty z tytułu zakupu kasy fiskalnej.

Zwrot wydatków na zakup kasy fiskalnej dotyczy 90% jej ceny netto, jednak nie może być wyższy niż 700 zł.

Biuro rachunkowe będące czynnym podatnikiem VAT, rozlicza ulgę w deklaracji VAT (najwcześniej w deklaracji dotyczącej okresu, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie przy pomocy kasy fiskalnej). Ulgę odlicza się od kwoty podatku podlegającego wpłacie do urzędu skarbowego, dlatego jednorazowe rozliczenie ulgi w całości jest możliwe tylko wtedy, gdy kwota podatku jest równa lub większa od kwoty ulgi. Jeśli jest mniejsza, brakujące kwoty rozlicza się w kolejnych deklaracjach. W przypadku gdy podatek należny jest mniejszy od naliczonego, podatnik może zwrócić się do urzędu skarbowego o przesłanie kwoty z tytułu zwrotu kosztów zakupu kasy fiskalnej na jego konto bankowe. Jednak zwrot taki jest ograniczony do 25% wartości całkowitej kwoty zwrotu (maksymalnie 175 zł) dla podmiotów rozliczających VAT miesięcznie lub do 50% wartości całkowitej kwoty zwrotu (maksymalnie 350 zł) dla podmiotów rozliczających VAT w systemie kwartalnym.

Biuro rachunkowe korzystające ze zwolnienia z VAT, chcąc otrzymać zwrot z tytułu zakupu kasy fiskalnej, musi w tej sprawie złożyć na piśmie wniosek do urzędu skarbowego. Wniosek taki powinien zawierać m.in. dane identyfikacyjne podatnika, dane podmiotu odpowiedzialnego za dokonanie fiskalizacji kasy, oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy, potwierdzenie zapłaty całej należności z tytułu faktury, a także numer rachunku bankowego, na który ma być przelana kwota z tytułu zwrotu.

Zwrot ulgi. Otrzymaną ulgę z tytułu zakupu kasy fiskalnej musi zwrócić ten podatnik, który w okresie 3 lat od daty rozpoczęcia przy jej pomocy ewidencjonowania obrotu zaprzestał jej używania, zaprzestał prowadzenia działalności lub nie zgłosił kasy do przeglądu technicznego w obowiązującym terminie.