Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna

Kasa fiskalna

To urządzenie rejestrujące do wystawiania paragonów fiskalnych, prowadzenia sprzedaży detalicznej na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Do obsługi kasy fiskalnej potrzebny jest w zasadzie tylko i wyłącznie sprzedawca/kasjer. Rozwiązanie takie jest spotykane zazwyczaj w małych i średnich placówkach, ale równie dobrze sprawdzi się w dużych punktach i placówkach handlowych.

Sprzedaż na kasie jest bardzo prosta i zawsze odbywa się poprzez bezpośrednią obsługę kasy. Sporo upraszczając, można powiedzieć, że kasa to taki większy kalkulator. Pracując na kasie, nie ma niestety możliwości sprzedawania z poziomu programu komputerowego i  automatycznego wydruku paragonu na kasie, do rozwiązania takiego służą drukarki fiskalne.

Do samego programowania kasy fiskalnej oraz odczytu z niej sprzedaży, można jak najbardziej użyć komputera ale sama sprzedaż musi być wykonana z poziomu klawiatury kasy przez sprzedawcę.

Kasy fiskalne – cechy:

• niższe koszty zakupu niż drukarki fiskalnej
• do obsługi kasy fiskalnej wystarczy sam kasjer
• dostępny szeroki zakres modeli kas fiskalnych, od małych przenośnych po duże stacjonarne kasy
• brak możliwości podglądu np. stanów magazynowych bezpośrednio na kasie
• brak możliwości stosowania automatycznych rozbudowanych systemów promocyjnych,­ rabatowych
• brak możliwości wystawienia faktury VAT bezpośrednio z kasy fiskalnej

Kasa fiskalna, jaką wybrać?

Przy wyborze kasy trzeba brać pod uwagę fakt, że kasy fiskalne posiadają określoną ilość towarów, które można na nich zaprogramować – są to tzw. kody PLU. Równie istotnym parametrem jest ilość drukowanych paragonów w przeliczeniu na dzień pracy. Jeśli zakupimy urządzenie przeznaczone do małego ruchu i małej ilości wystawianych paragonów, to przy bardzo intensywnej eksploatacji takiego urządzenia już po 2 latach możemy mieć problemy z mechanizmami drukującymi, co przełoży się na dodatkowe koszty naprawy, bądź wymiany podzespołów. W zależności od ilości towarów, które chcemy na kasie zaprogramować oraz dedykowanego dziennego obciążenia, możemy wyróżnić klasy urządzeń:

• małe/przenośne -­ można na nich zaprogramować średnio do 3.000 kodów PLU, towarów i/lub usług, ponadto mogą pracować jako kasy stacjonarne lub przenośne (np. sprzedaż kwitów na parkingach). Dedykowane do obciążenia średnio do 100­-150 paragonów/dobę,
• jednostanowiskowe -­ podobnie jak kasy małe/przenośne posiadają bazę średnio do 3.000 kodów PLU z tą różnicą, że nie nadają się one do pracy w terenie. Dedykowane do obciążenia średnio do ok. 250 paragonów/dobę
• średniego segmentu – tutaj możemy zaprogramować średnio do 15.000 kodów PLU. Dedykowane do obciążenia średnio do 300-500 paragonów / dobę
• systemowe -­ dedykowane do dużych placówek handlowych, posiadają bazę towarową nawet do 60.000 kodów PLU. Dedykowane do obciążenia powyżej 500 paragonów/dobę

Wybierając kasę fiskalną, należy pamiętać o tym, żeby dobrać urządzenie, którego baza towarowa ma zapas miejsca, ponieważ w czasie eksploatacji kasy i rozwoju sklepu, mogą nam dojść nowe towary/usługi, które będziemy chcieli zaprogramować, a pojemności większości kas dostępnych na rynku nie da się powiększyć.

Kopia elektroniczna czy papierowa?

Kopia papierowa w kasie to 2 wąskie rolki papieru. Na jednej rolce drukuje się oryginał paragonu dla klienta, na drugiej natomiast drukowana jest kopia dla Urzędu Skarbowego. Rozwiązanie takie obliguje podatnika do przechowywania rolek z kopią paragonów przez 5 lat, liczonych od końca roku podatkowego. Oczywiście musi je przechowywać w odpowiednich warunkach aby przez ten okres można było odczytać ich zawartość.

Kasy z elektroniczną kopią paragonu pojawiały się w Polsce w 2010 roku. Posiadają tylko jedną, szerszą rolkę papieru. Kasy takie drukują tylko oryginał paragonu, który należy wydać klientowi, kopia zaś zapisywana jest na karcie pamięci SD, umieszczonej w urządzeniu. Karta pamięci wystarcza na całą żywotność kasy. Kopię paragonu drukujemy w dowolnej chwili z samego urządzenia lub z komputera po podłączeniu kasy lub samej karty.

Elektroniczna kopia paragonu to zdecydowana oszczędność papieru, szczególnie w placówkach o dużej liczbie paragonów. Drugi atut to szersza rolka papieru, a co za tym idzie krótsze paragony gdyż w jednej linii zmieścimy dłuższą nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową oraz wartość. Oczywiście do przechowywania przez 5 lat zostaje nam tylko mała karta pamięci a nie ogromne sterty rolek papieru. Dzięki takiemu rozwiązaniu zmniejszamy koszty eksploatacji urządzenia o ok. 30-40%.

Dodatkowe urządzenia.

Przy wyborze kasy fiskalnej warto się zastanowić nad tym czy w przyszłości będzie wykorzystywany czytnik kodów kreskowych lub waga sklepowej i dobrać kasę, która posiada odpowiednie interfejsy, gdyż jeśli ich brakuje, później zostanie zakup nowej kasy lub brak możliwości korzystania z np. czytnika.

Drukarka fiskalna

Podobnie jak kasa, służy do prowadzenia sprzedaży i wystawiania paragonów fiskalnych. Różnica jest jednak taka, że do obsługi drukarki fiskalnej wymagany jest bezwarunkowo zwykły komputer lub tablet oraz program sprzedażowy obsługujący daną drukarkę fiskalną. Idealnym rozwiązaniem jest monitor dotykowy POS. Dodatkowym elementem takiego stanowiska jest skaner kodów kreskowych, który znacznie ułatwi i przyspieszy pracę.

Połączenie drukarki fiskalnej i oprogramowania komputerowego jest dużo wygodniejszym rozwiązaniem niż sama kasa. Zaawansowane funkcje do analizy i raportowania w programie komputerowym w połączeniu z informacjami zapisanymi na karcie SD w drukarce fiskalnej, pozwalają na pełną kontrolę prowadzonej działalności i dużo bardziej efektywne zarządzanie placówką i magazynem. Kolejną, nową  funkcją w drukarce fiskalnej jest możliwość wystawiania faktur VAT.

Na stanowisko sprzedaży składa się zatem drukarka fiskalna + komputer + program sprzedażowy + sprzedawca + ew. skaner kodów. Jest to zestaw dedykowany głównie dla placówek posiadających bardzo rozbudowaną bazę towarową (kilkanaście lub kilkadziesiąt tysięcy pozycji towarowych). Rozwiązanie takie dedykujemy zarówno placówkom, które już posiadają komputer i program sprzedażowy, np. do wystawiania faktur VAT sprzedaży, jak i tym, które nie mają jeszcze komputera. Dzięki podłączeniu drukarki fiskalnej pod komputer, paragony będą drukowały się automatycznie po ich zatwierdzeniu na komputerze w programie sprzedażowym.

Kolejna różnica w działaniu drukarki fiskalnej i kasy to moment rozchodu sprzedawanych towarów ze stanu magazynowego. W przypadku zastosowania drukarki fiskalnej towar rozchodowywany jest automatycznie w momencie wystawienia paragonu, natomiast w przypadku użytkowania kasy fiskalnej, rozchód towaru następuje dopiero po odczytaniu sprzedaży z kasy przez program ERP.

Drukarki fiskalne – cechy

• możliwość wystawiania paragonu fiskalnego lub faktury VAT
• wgląd w stany magazynowe produktów w programie sprzedażowym
• możliwość stosowania różnego rodzaju rabatów, promocji
• wyższe koszty zakupu niż kasy fiskalnej
• do pracy wymagany jest bezwarunkowo komputer wraz z programem sprzedażowym

Drukarka fiskalna, jaką wybrać?

Drukarki fiskalne, podobnie jak kasy fiskalne mają górną granicę ilości towarów, czyli tzw. kodów PLU, które mogą obsłużyć. W zależności od tego oraz od ilości wystawianych paragonów dziennie, drukarki fiskalne dzielimy na:

• małe/przenośne -­ można na nich zaprogramować średnio do 100.000 kodów PLU, ponadto mogą pracować jako drukarki stacjonarne lub przenośne (sprzedaż z laptop, tablet, smartphone). Dedykowane do obciążenia średnio do 100-­150 paragonów/dobę
• sklepowe -­ drukarki fiskalne dedykowane dla dużych placówek handlowych wystawiających duże ilości paragonów na dobę. Urządzenia te pozwalają średnio na zaprogramowanie od 100.000 ­- 350.000 kodów PLU i obciążenie nawet powyżej 1000 paragonów/dobę.

Wydajność baterii – czas pracy na akumulatorze

Jeśli kasa lub drukarka mają pracować w charakterze urządzenia przenośnego warto zwrócić uwagę na jakość zainstalowanego akumulatora. Wedle obecnego rozporządzenia urządzenie fiskalne bez podłączonego zasilania musi wydrukować min. 200 paragonów. Warunek ten jest spełniany przez urządzenia (szczególnie z kopią papierową) ale tylko przy pracy w określonych warunkach otoczenia. Przy niesprzyjających warunkach wydajność akumulatora oczywiście znacznie spada.

Drukarki i kasy z kopią elektroniczną paragonów to zdecydowanie nowsze urządzenia, dzięki czemu stosuje się w nich nowoczesne akumulatory, które bez problemu starczają na wydruk od 1000 do 4000 paragonów bez podłączonego zasilania (zależnie od modelu).